Příručka

Agendy a zálohy

Agenda je jedna evidence financí: její účty, kategorie, subjekty, transakce a poznámky v jednom souboru na vašem disku. Většině lidí stačí jedna agenda na domácnost; malé podnikání nebo pronajímaný byt jsou dobrý důvod pro další.

Panel Otevřít je místo, kde program začíná. Vypisuje agendy, které zná, zakládá nové a otevře kterýkoli soubor agendy, na který ukážete. Nová agenda se zeptá na pár věcí – zemi, měnu, co chcete sledovat – a podle toho si připraví stromy. Všechno jde později změnit. Vyzkoušet ukázkovou agendu založí agendu s rokem vymyšlené domácnosti, na které si můžete všechno vyzkoušet.

Zálohy

Zálohu uděláte, kdykoli o ni požádáte – Agenda > Zálohovat. Uloží se do složky záloh určené v Nastavení, pod názvem agendy a dnešním datem, a Agenda > Obnovit ze zálohy z ní agendu zase obnoví. Zálohujte po velkém importu nebo před pokusem a mějte tu složku na jiném disku, než je agenda, nebo ve složce, kterou synchronizuje cloudový disk.

Agendy verze X5

Agenda RollingCoinu X5 se převede při otevření: program převod nabídne, převedená agenda převezme název, který měla stará, a starý soubor zůstane vedle ní s vlastní příponou.

Okno

Okno má vlevo navigační lištu s oddíly agendy: Nástěnka, Transakce, Přehledy, Statistiky, stromy (Účty, Subjekty, Kategorie, Hodnoty), Moje poznámky, Poznámky agendy, Uživatelé – a během importu také Import transakcí. Většina oddílů zobrazuje uprostřed svá data a vpravo vlastnosti vybrané položky. Nastavení programu je za tlačítkem Nastavení v rohu panelu Otevřít; nastavení agendy otevřete z vlastností uživatele, který ho smí měnit, v oddílu Uživatelé.

Panel vlastností se řídí šířkou okna: na širokém monitoru je vedle dat, na úzkém pod nimi. Menu a panel nástrojů se mění s oddílem; pravé tlačítko myši nad daty nabízí totéž co menu Úpravy.

Nástěnka

Nástěnka je první obrazovka otevřené agendy. Vyžaduje pozornost vypisuje, co je potřeba vyřídit: platby, které předaly telefony, výpisy, které přibyly ve složkách účtů, transakce, které čekají na něčí kontrolu. Pod tím jsou plánované platby splatné v příštích 30 dnech, zůstatky vašich účtů a výdaje po kategoriích za tento měsíc vedle předchozího.

Dvojklik na řádek otevře místo, kam řádek vede – nové transakce, import s načtenými výpisy, transakce účtu – a kliknutí na sloupec grafu otevře statistiky dané kategorie.

Transakce

Transakce je jeden pohyb peněz: platba kartou, trvalý příkaz, výplata, hotovost z ruky do ruky. Má datum, částku, účet, ze kterého peníze odešly, a účet, na který přišly – jeden z nich bývá obchod, zaměstnavatel nebo člověk na druhé straně – a u každé své části kategorii, tedy za co peníze byly, a subjekt, tedy koho nebo čeho se týkaly: člena rodiny, auta, bytu.

Oddíl Transakce je vypisuje za období a umí filtrovat podle účtu, kategorie, subjektu nebo textu. Transakce se dá rozdělit na více částí, každou s vlastní kategorií a subjektem – jeden nákup, potraviny a drogerie zvlášť – a může nést poznámku, odkaz nebo fotku účtenky.

Většinu transakcí nemusíte zadávat ručně: přijdou z importu nebo z telefonu. Ručně zadáte hotovost, kterou jste nezachytili, a to, co žádný výpis neukáže.

Plánované platby

Platbu, kterou čekáte znovu – nájem, předplatné, pojistné –, si můžete naplánovat: vyberte její transakci a zvolte Úpravy > Naplánovat tuto platbu…, jednou, nebo každý týden, měsíc či rok. Příští platba pak stojí mezi transakcemi šedě, dokud ji nepotvrdí řádek výpisu, a Nástěnka ukazuje, co je splatné do měsíce; u účtu bez výpisů ji potvrdíte ručně tlačítkem Zaplaceno na Nástěnce.

Import výpisů

Vyexportujte výpis ze stránek své banky – CSV, XLSX, PDF, HTML i ODS fungují –, vyberte jeho účet v oddílu Účty, stiskněte Importovat výpis a načtěte soubor; nebo zkopírujte tabulku z internetového bankovnictví a obrazovka importu si ji při otevření sama přečte ze schránky. RollingCoin přečte řádky, najde datum, částku a protistranu v jakémkoli zápisu, který banka používá, a výsledek ukáže dřív, než se cokoli uloží.

Každý řádek dostane účet na druhé straně a kategorii, a subjekt tam, kde ho něco v řádku prozradí: z vestavěného katalogu obchodů a služeb a z vašich vlastních vzorů. Řádek, který se nepodařilo rozpoznat, se naimportuje i tak, jako *Zatím nerozpoznáno*, a označí se, abyste ho zařadili sami; přidejte pro něj na obrazovce importu vzor a každý další výpis ho už pozná.

Řádek, který už v agendě je jako transakce, se pozná jako duplicita, takže dvojí načtení téhož výpisu nic nezdvojí. Výpis patří jednomu účtu a více výpisů téhož účtu – třeba celý rok měsíčních – jde načíst najednou.

Složky výpisů

Účet může mít složku výpisů, do které se ukládají jeho výpisy – vámi, exportem banky nebo synchronizovaným diskem. RollingCoin ji čte při otevření agendy a pak průběžně, dokud je agenda otevřená. Nový výpis buď nabídne na Nástěnce, odkud ho dvojklikem otevřete v importu se vším vyplněným, nebo ho rovnou naimportuje; naimportovaný výpis se přesune do podsložky Processed.

Účty, kategorie, subjekty

Tři stromy popisují vaše peníze třemi způsoby. Účty říkají, odkud a kam peníze jdou – jsou to vaše vlastní účty i obchody, zaměstnavatelé a lidé na druhé straně. Kategorie říkají, za co peníze byly, a subjekty, koho nebo čeho se týkaly: člena rodiny, majetku, cennosti.

Každý strom si uspořádáte po svém. Přidejte větev, přejmenujte ji, přesuňte ji pod jinou – všechny transakce, které k ní patří, se přesunou s ní. Větev, která se už nepoužívá – obchod, kde už nenakupujete, auto, které jste prodali –, může prostě zůstat, a její historie s ní: každá platba, jakkoli stará, je tam, když se podíváte. Větev, kterou smažete, předá své platby větvi nad sebou, místo aby je ztratila.

Vzory

Každý účet, kategorie i subjekt může nést vzory: kusy textu, které import hledá v řádku výpisu; * v nich znamená libovolný text, ? jeden znak a # jednu číslici. Účet vašeho dodavatele energií nese jméno a číslo účtu tak, jak je uvádí výpis, a tak se pozná každá platba, která mu jde; kategorie se slovem, které se objevuje u každé lékárny, posbírá všechny lékárny. Vestavěný katalog to dělá pro tisíce obchodů a služeb; když odpovídají oboje, mají přednost vaše vzory.

Přehledy, statistiky a hodnoty

Oddíl Přehledy obsahuje tabulky, které si sestavíte sami: řádek na každou transakci a sloupec na každou část, kterou chcete sečíst – základ daně a DPH za rok, provoz auta –, a pod nimi součty. Statistiky jsou sestavy nad transakcemi: kam peníze šly, po kategoriích, subjektech nebo účtech, za období a ve srovnání s obdobím předtím, nakreslené jako grafy. Klikněte na výseč a zobrazí se, z čeho se skládá.

Věci, které vlastníte a mají cenu – akcie, fondy, auto, byt –, jsou subjekty s připojenou hodnotou: řadou čísel v čase. U akcií, fondů a směnných kurzů ji stahuje program Sledované hodnoty, který je součástí RollingCoinu, u ostatních věcí ji zapíšete ručně. Sestava Vlastnictví ve Statistikách ukáže, co vás každá z nich stála a co získala nebo ztratila na hodnotě, a údaj Výsledek se změnami hodnot tyto zisky a ztráty přičte k výsledku období. Nákup investice je zároveň výdaj na účtu a majetek subjektu.

Aplikace Wallet v telefonu

RollingCoin Wallet pro Android zachycuje hotovostní platby a instaluje se z vašeho počítače nebo z Google Play. Otevřete program Telefony – z panelu Otevřít, z Nastavení nebo z panelu nástrojů oddílu Účty – a namiřte fotoaparát telefonu na kód, který ukazuje: na stránce, která se otevře, aplikaci nainstalujete a pak ji otevřete spárovanou s počítačem. Když už aplikaci v telefonu máte, načtěte týž kód přímo v ní. Když se aplikace instaluje z počítače, telefon chce, abyste jí výslovně důvěřovali, a stránka popisuje jak. Od té chvíle telefon předá platby, kdykoli je připojený k domácí Wi-Fi, ve stejné síti jako počítač.

V telefonu: klepněte na peněženku, vyfoťte účtenku nebo napište částku a zapište, komu jste platili, pokud to aplikace podle místa už neví. Záznam čeká v telefonu, dokud není počítač na dosah, pak se přesune do složky peněženky a objeví se v oddílu Transakce, s fotkou účtenky jako odkazem.

Co telefony předaly, uvidíte na Nástěnce, odkud dvojklikem přejdete na nové transakce, a stejně tak i to, co neprošlo.

Uživatelé

Agendu může používat víc lidí. Každý uživatel má jméno a případně heslo; agenda si zapisuje, kdo co založil nebo změnil. Práva rozhodují, kdo se smí jen dívat, kdo smí měnit data – transakce, účty, subjekty a kategorie –, kdo smí dělat a obnovovat zálohy a kdo spravuje uživatele a nastavení agendy.

Domácnosti, která vede finance společně, stačí jeden uživatel; více uživatelů má smysl, když agendu sdílíte s někým, kdo nemá vidět nebo měnit všechno.

Poznámky

Dva zápisníky obsahují to, co k agendě patří, ale není to transakce: Poznámky agendy čte a píše každý, kdo agendu otevře, Moje poznámky nikdo jiný nevidí – číslo pojistky, kdy byl servis kotle, plán na příští rok. V obou můžete psát text s nadpisy a odkazy. Kromě nich má každý účet, kategorie, subjekt i transakce své vlastní pole poznámky.

Nastavení

V Nastavení si upravíte program: složky, kde jsou agendy, zálohy, vaše vlastní ikony, soubory hodnot a záznamy peněženek z telefonů; co si program pamatuje při přihlášení; jazyk, vzhled – světlý, tmavý, podle Windows, nebo klasický vzhled verze X5 – a rozložení okna; protokol, výpisy z pádů a zprávu o rozpoznávání; port, přes který komunikují telefony.

RollingCoin sám od sebe s internetem nekomunikuje: ceny a kurzy sledovaných hodnot stahuje program Sledované hodnoty, když ho spustíte, a ikonu z webu stáhne, jen když si o ni řeknete.